アークスターマンション管理相談室

​自主管理とは？

　自主管理・・・分譲マンションを管理する方法の中で，究極のコスト削減方法です。

　管理会社に色々な事務手間（会計業務や理事会、総会の開催支援）を頼んだり，管理会社に保守業務を頼むのではなく（多くの管理会社は自社ではなんら保守業務を行いません。そのまま専門の保守会社に再委託して利益を取っています。）マンションの所有者が自ら直接保守業者に発注することにより実現する“究極の”コスト削減方法です。

​　そして最近は高経年マンション（限界マンション）の活性化策としても取り上げられるようになりました。

　管理会社の中間経費をかけずに“原価で”各種サービス（清掃業務や保守点検業務）を受けられるのです。しかしその分“手間暇”が必要です。そして，“安物買いの銭失い”にならないよう，しっかりとした体制を作り上げることが肝要です。

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１．仲間を集めよう

 

自主管理は，管理会社の人たちが行っている仕事を自分たち（区分所有者のみなさん）で行うことになるので，その分の労力を投入できる人が必要です。今まで輪番制で役員になっている組合では，輪番そのものを考え直す必要がありかも知れません。輪番で役員が回って来た方々が十分な活動をする時間的余裕がなかった場合，分譲マンションの管理組合運営が立ち往生してしまう可能性があるからです。まずは自主管理をスタートさせ軌道に乗せるところまで頑張る仲間を集めましょう。

 

 ２．方針を決め準備しよう

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仲間たちが集まり，自主管理に向けての決意も不動のものとなったら，スケジュールを練ります。

　おおむね，次のような作業が必要です。

① 現行の理事会との打合せ・協議・説得
② 業務委託先業者の調査選定
③ 管理員・清掃員を直接雇用する場合はその人員の検討
④ 会計書類の精査，収納方法の検討，銀行への相談
⑤ 総会開催　現行管理会社との委託契約を解約し，自主管理を開始する議案の上程

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３．いよいよ総会

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　総会開催の手続きは規約に従い漏れのないように。総会の開催支援を現行管理会社が行ってくれる場合は，理事会の席上で，しっかりと上記の議案を上程するよう，理事会から伝えてもらいます。

総会議案，総会議事録は後日，決議について意見・疑問が出たときに説明する根拠となる重要な書類となります。万が一，揉めて裁判になった時はその帰趨を決する重要証拠となるものです。裁判にも耐えうる，明確で（法的な意味でも）欠陥のない議案書，議事録を作るよう心がけましょう。

　総会での決議要件はいわゆる「普通決議」であり，区分所有者の議決権の半数以上の出席で総会が成立し，出席した方の（委任状・議決権行使書を含みます。）過半数の賛成で成立です。但し，規約改正の議案については区分所有者総数及び議決権総数の４分の３以上の賛成が必要です。

 

４．総会終了後の現行管理会社からの引き継ぎ

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　総会で決議が承認となったら現行管理会社からの引き継ぎを開始し，併せて個別委託先との契約締結を行います。場合によっては個別委託先については理事会一任で承認を取っておき，相見積を取得して委託先を決める場合もあるでしょう。なお，「理事会一任」といっても，すべて理事会に任せなさいでは他の区分所有者の理解は得られません。それぞれの業務ごとの委託する業務内容と上限金額は総会議案の中で明示しておき，委託先の選定だけ理事会一任としておくべきでしょう。